Como turbinar a sua intranet

De Pequenas Empresas Grandes Negócios
Por Wilson Gotardello Filho

Foi-se o tempo em que intranet era sinônimo de listas de ramais e fotos dos aniversariantes do dia. Hoje, com os recursos tecnológicos disponíveis, as redes internas se tornaram ótimas ferramentas de gestão e administração das empresas. Um bom exemplo do uso da intranet são as listas de tarefas, que permitem ao gestor acompanhar na rede interna a evolução do trabalho dos funcionários.

Outra boa ideia é integrar a intranet com os sistemas de gestão, tornando os processos administrativos mais eficientes. Também é possível abrir a rede interna para os blogs dos colaboradores, o que contribui para melhorar o relacionamento entre os funcionários. Se antes as intranets eram associadas às grandes corporações, hoje é cada vez mais comum encontrar pequenas e médias empresas plugadas na rede interna. “Uma pequena empresa tem recursos escassos.

Com a intranet, é possível ganhar tempo com eficiência”, diz Ronaldo Fujiwara, da agência especializada em comunicação digital NHW. Pequenas Empresas & Grandes Negócios levantou os principais passos para ajudar você a criar, usar e impulsionar a intranet da sua empresa.

1. IDENTIFIQUE AS NECESSIDADES “Para ter uma boa aceitação dos funcionários, um projeto de intranet precisa ser planejado em parceria”, diz David Reck, fundador da agência Enken. Foi o que fez Ângela Rodrigues Guimarães, sócia da Documentar, empresa de gestão de documentos. Antes de idealizar a rede, ela fez uma pesquisa com os funcionários para saber as necessidades de cada departamento. “Envolvemos a empresa toda”, conta.

2. PRESTE ATENÇÃO AO VISUAL Um erro comum é tentar replicar o modelo do site. “Tenha em mente que as pessoas vão acessar a intranet várias vezes ao dia. Por isso, o visual deve ser mais leve”, diz Reck. A rede interna deve ser funcional e fácil de usar. “Como é uma ferramenta de uso contínuo, a localização das informações precisa ser rápida”, diz Ronaldo Fujiwara, da agência NHW.

3. FORME UM COMITÊ A intranet deve ser uma ferramenta descentralizada. Delegar a apenas uma pessoa a tarefa de alimentar o conteúdo é arriscado, pois não gera identificação. “A melhor solução é montar um comitê, com funcionários de diferentes departamentos, que irão renovar esse conteúdo”, diz Luis Sanches, da agência especializada Actwork.

4. INTEGRE A REDE COM O SISTEMA DE GESTÃO Se a sua empresa trabalha com um sistema ERP, integrar algumas etapas com a intranet pode melhorar a eficiência dos processos administrativos. A Rosarial, empresa produtora de charque de Ibiúna (SP), decidiu integrar à intranet o Sistema de Gerenciamento de Indicadores (SGI), um relatório de dados da empresa. “Ter essas informações à mão auxilia na tomada de decisões rápidas”, diz Wellington Andrei Ribeiro, que coordenou a implementação da intranet.

5. INVISTA EM CONTEÚDO EXTRA Informações corporativas são importantes, mas conteúdo variado estimula os funcionários a usarem mais a intranet. Na rede interna da Documentar, por exemplo, os funcionários podem compartilhar qualquer artigo, texto ou link. “Criamos um ambiente propício para que eles publiquem conteúdos originais”, diz Ângela.

6. IMPLEMENTE UMA LISTA DE TAREFAS Com o objetivo de aumentar a produtividade dos funcionários, a Rosarial disponibilizou uma lista de tarefas na intranet. O funcionário preenche um formulário com seus dados pessoais e a tarefa que está executando, especificando o que já foi feito e o que falta fazer. Automaticamente, o gestor responsável recebe por e-mail um relatório com as atividades relatadas. “A ferramenta melhorou a relação entre diretores e funcionários”, diz Ribeiro, responsável pelo sistema.

7. FAÇA PESQUISA Para aprimorar o conteúdo e os recursos da intranet, a rede de moda feminina Fillity realiza pesquisas de opinião com os colaboradores. “Perguntamos aos funcionários o que está funcionando, o que não está e o que poderia melhorar”, diz Paulo Elias Dabbur, diretor da empresa.

8. DÊ AUTONOMIA AOS FUNCIONÁRIOS “Uma intranet que só os gestores podem acessar é um problema. Os funcionários têm de estar envolvidos”, diz Fernando Pássaro, diretor da agência especializada VM2. Os supermercados D’Avó, por exemplo, criaram uma área de miniblogs na intranet. Ali, os funcionários das nove lojas podem montar suas páginas.

9. ACOMPANHE A AUDIÊNCIA Para tornar a ferramenta mais eficiente, é fundamental saber o que os funcionários estão acessando. “Descubra onde eles estão passando mais tempo, o que eles buscam, e analise os resultados”, diz Reck, da Enken. Para isso, basta utilizar serviços de análise disponíveis na internet, como o Google Analytics.

10. DISPONIBILIZE MÁQUINAS Nem todos os funcionários têm acesso a um computador. Vendedores e atendentes, entre outros, passam o dia inteiro longe de um terminal. É preciso criar alternativas para que essas pessoas façam uso da intranet. Nos supermercados D’Avó, por exemplo, foi montada uma sala com computadores próxima ao refeitório.

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